Preparación para completar la herramienta Seguimiento del Progreso

Las sugerencias presentadas a continuación han sido formuladas para ayudar con la organización del proceso para completar la herramienta Seguimiento del Progreso y surgen de los ensayos iniciales realizados con la herramienta. A partir del proceso de ensayo, se detectó que la preparación es un paso fundamental para completar con éxito la herramienta.

Etapa 1: Roles y Responsabilidades

• Identificar un organismo o grupo de planificación principal que pueda hacerse cargo de facilitar el proceso y generar un cronograma para llevar a cabo la actividad.
• Identificar qué partes interesadas participarán del proceso de preparación y de una reunión presencial para completar la herramienta (v. "Paso 1: Conformación del equipo" para obtener sugerencias sobre quiénes integrarán el equipo).
• Determinar fecha y lugar de la reunión inicial presencial de modo que puedan asistir las principales partes interesadas.

Etapa 2: Planificación

• Se debe planificar la reunión para completar la herramienta, de ser posible, en el marco de una evaluación anual o de otro evento a fin de reducir costos.
• Trazar un plan de recopilación de datos que disponga lo siguiente:
• identificar qué datos pueden recopilarse con antelación (v. "Paso 4: Recopilación de datos" para obtener sugerencias sobre la información que debe recogerse antes de la reunión);
• decidir quién va a recopilarla (por ejemplo, funcionarios gubernamentales que reúnan estadísticas sobre acogimiento, trabajadores de ONG que reúnan trabajos de investigación o estudios pertinentes, etc.);
• definir cómo se organizará;
• registrar faltantes y deficiencias en los datos, así como los puntos en los que es preciso llegar a un acuerdo sobre los datos;
• contemplar tiempo suficiente para este proceso de modo que puedan recogerse los datos a lo largo de todo un período.

Etapa 3: Consideraciones y establecimiento de un acuerdo

• Pensar en cómo se completará la herramienta. Sugerimos que las principales partes interesadas se reúnan personalmente durante dos días o bien dos o tres días en total a lo largo de un determinado período (v. "Paso 3: Definición de un abordaje").
• Determinar si es preciso instruir de antemano a los participantes respecto de las Directrices sobre las modalidades alternativas de cuidado de los niños y de los recursos pertinentes antes de las reuniones presenciales y cómo hacerlo (p. ej.: distribuir las Directrices y otros recursos, un encuentro de sensibilización, etc.).
• Considerar el uso de teleconferencias para maximizar la participación regional.
• Llevar a cabo la reunión en un lugar con acceso a internet y una pantalla para proyectar información.
• Llevar a cabo la reunión en un lugar con acceso a internet y una pantalla para proyectar información.
• Identificar formas de llegar a un acuerdo durante la reunión. Determinar cómo registrar diferentes puntos de vista (p. ej.: la visión oficial del gobierno u otras perspectivas de la comunidad), reconociendo que puede haber diferentes experiencias según de qué región de un país se trate.
• Durante la reunión, tener acceso a recursos como las Directrices, la CDN, Avanzando en la implementación y cualquier informe o documentación pertinente del plano nacional.
• Registrar quién participó y cómo se llevó a cabo la tarea.

Etapa 4: Utilización del Informe

El equipo que complete la herramienta debería considerar cómo se utilizará el informe final generado a partir del proceso:

• ¿Se publicará y difundirá como un informe independiente?
• ¿Qué oportunidades tendrán otras partes interesadas de debatir y aportar sus observaciones sobre el informe?
• ¿Se utilizará la información para elaborar un informe regional en el marco de una perspectiva regional más amplia y como apoyo a un análisis regional?
• ¿Qué organizaciones y entidades serán propietarias de los datos y del informe?
• ¿De qué manera se mejorará la recopilación de datos, teniendo en cuenta los faltantes y las discrepancias que pueda haber?
• ¿Cómo se evaluarán los procesos para completar la herramienta? ¿Qué funcionó bien y qué podría hacerse para mejorar el proceso?